皆様、こんにちは。
株式会社エージェント 営業アシスタントの後藤です。

今回のテーマは「リモートワークについて」ということで
現在進行形でリモートワークをしているリアルについて
お届けしたいと思います。

私自身、入社時はもちろん会社に出社をして
会社で求人広告を作成したり、
掲載手配などの業務を行っておりました。

しかし、新型コロナウイルスの流行により
弊社でも一度に多くの社員が感染し、
業務遂行に大きな影響を及ぼしました。

そこで営業アシスタントについては
「完全在宅」での業務スタイルを導入することになりました。

このおかげで、感染蔓延による人員不足や
業務遅延等のリスクを避けることができました。

現在も完全在宅スタイルで業務を行っておりますが
その際に心がけていることをお伝えできればと思います。

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在宅勤務を始める前に
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在宅勤務のメリットは
「自分のペースで作業に集中できる」
というのがあげられますが、
一方でひとりきりで作業する「孤独感」に
抵抗がある方ももちろんいらっしゃるかと思います。

エージェントでも、在宅勤務のリスクとして
スタッフが孤独を感じてしまうのではないか、
連携がうまく取れずミスが発生するのではないかなどが
議論されました。

そのようなリスクを見据えて
在宅勤務を本格的にスタートする前に全員で話し合い、
実現に向けての仕組みづくりを行いました。

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離れていても常に連携を意識！
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在宅勤務をする上で最も重要なのが
「互いの業務状況を常に把握できる状態にすること」
だと考えます。

特に私は、営業アシスタントの「チームリーダー」として
アシスタントが対応している業務の全体像を把握することが
求められています。

そんな私が1日の始まりに整理することが2つあります。

1つ目が「その日の依頼の総件数と内容の把握」と
2つ目が「担当業務の視える化」です。

▼その日の依頼の総件数と内容の把握

求人広告の制作依頼などはすべて
担当営業よりメールで提出されます。

そのメールには依頼先の顧客名のほか、
制作媒体や制作内容、納品期日などが
まとめられています。

メールの内容を確認し、
その日の依頼リストを作成します。

次にその日の依頼をメンバーに振り分けます。
営業アシスタントの連絡用チャット内で
本日分の依頼リストを展開します。

その後、各メンバーの自己申告制により
対応する依頼を選択していきます。

メンバーごとに得意な媒体や業種・職種があったり、
過去に作成したことがある顧客の案件は
可能な限り同じ人が作成することによりリテイクが減るため
立候補制で依頼を振り分けています。

▼担当業務の視える化

依頼を振り分けた後はその日の依頼リストに
担当者が誰なのかを追記し、
進捗を管理していきます。

また、各メンバーに自分の業務を
「Googleカレンダー」に
反映するようにお願いしています。

そして、自分を含めた各メンバーのカレンダーを
並列して表示し、全体の業務状況を把握しています。

こうすることでリーダーである私以外のメンバーも
自分以外のメンバーの担当業務が一目でわかるだけでなく、
予定通り作業が進んでいるのかどうか、
遅れている場合はフォローに入った方が良いか、など
自分以外のメンバーを意識しながら
業務にあたる仕組みを作りました。

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週に1度、定期ミーティングを実施！
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質問や困りごとがあればチャットや電話を使って
逐一、相談してもらうようにしていますが、
それだけでなく週に1度の定期ミーティングを
実施しています。

このミーティングは私だけでなく、
営業アシスタント全員に共有しておきたいことや
全員に意見を求めたり、話し合ったりしたい場合に
各自から議題を募っています。

またこのミーティングの際は
必ずテレビ会議で実施し、
実際に顔を見てお話しをします。

ちょっとしたことですが、
チャットだけでは分からない変化にも
気づくことができるので
全員の業務状況を鑑みて
集まれる場合は必ず実施しています。

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在宅勤務は自分の作業に集中しやすいというのも
大きなメリットではありますが、
一方で孤独を感じやすくなってしまいがちです。

ですが、このように
自分以外の業務状況も視えるような仕組みをつくったり
定期的にメンバー間でコミュニケーションを取ることで
「常に誰かと一緒に業務にあたっている感覚」を
忘れないように心がけています。

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最後までご覧くださり、
誠にありがとうございます。

在宅勤務やリモートワーク可能な
求人のご掲載に関するご相談は
ぜひ「株式会社エージェント」まで
お問い合わせくださいませ。

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後藤（ごとう）について

現役職：アシスタント部 チームリーダー
2018年に株式会社エージェントに中途入社し
今年で入社8年目。

原稿作成や修正対応も担当していますが、
主に依頼の振り分けや進捗管理、掲載手配などを担当しています。